Unternehmensverantwortung

Unsere Unternehmen sind mit ihren starken Marken am Markt präsent, bekannt und werden für ihre gute Qualität, Langlebigkeit und Wirtschaftlichkeit geschätzt. Diese Qualität basiert auf für uns selbstverständlichen Anforderungen wie:

  • Qualitätsorientiertes Wachstum
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Qualifiziertes Personal
  • nachhaltiger Arbeits- und Umweltschutz

Dem nachhaltigen Arbeits- und Umweltschutz sind wir verpflichtet und sehen diesen als wichtigen Erfolgsfaktor für unsere Organisation. Wir fühlen uns gegenüber unseren Mitarbeitern/innen verpflichtet deren Gesundheit aktiv zu schützen und zu fördern. Der Schutz unserer Umwelt sowie der nachhaltige Umgang mit Ressourcen stellt eine Kernanforderung an uns selbst dar. Dieser Aspekt fließt nachhaltig in die Planung unserer Prozesse mit ein und wird in allen Phasen des Produktlebenszyklus unserer Produkte berücksichtig. Dies beginnt bereits während der Angebotsphase mit Kunden, wird fortgeführt während der Konstruktion und Fertigung unserer Komponenten, und endet mit einer Betrachtung des Equipments am Ende des Produktlebenszyklus. 

AUTEFA SOLUTIONS GERMANY GMBH – Download as PDF

1. Einführung

Die einzelnen AUTEFA-Gesellschaften (im Folgenden AUTEFA Solutions genannt) AUTEFA Solutions Germany GmbH, AUTEFA Solutions Austria GmbH, AUTEFA Solutions Italy S.p.A., AUTEFA Solutions Switzerland AG, AUTEFA Solutions North America Inc. und AUTEFA Solutions Wuxi Co., Ltd. gehören zur Hi-Tech Textile Holding GmbH, Wegscheider Str. 15, 4021 Linz, Österreich und sind Teil der China Hi Tech Group Cooperation (CHTC).

AUTEFA Solutions ist in einer Vielzahl von institutionellen, wirtschaftlichen, politischen, sozialen und kulturellen Bereichen tätig, die sich ständig und schnell weiterentwickeln.

Alle Unternehmenstätigkeiten von AUTEFA Solutions müssen in Übereinstimmung mit dem Gesetz, im Rahmen eines fairen Wettbewerbs, mit Ehrlichkeit, Integrität, Fairness nach bestem Wissen und Gewissen sowie unter Berücksichtigung der Interessen der Kunden, Mitarbeiter, Geschäfts- und Finanzpartner und der Gesellschaften, in denen AUTEFA Solutions tätig ist, durchgeführt werden.

AUTEFA Solutions hat daher beschlossen, die Werte, die das Unternehmen anerkennt, akzeptiert und teilt, sowie die Verantwortlichkeiten, die AUTEFA Solutions intern und extern übernimmt, klar zu definieren.

Zu diesem Zweck wurde dieser Verhaltenskodex (im Folgenden auch CoC genannt) erstellt, dessen Einhaltung durch die Mitarbeiter von AUTEFA Solutions von grundlegender Bedeutung für den reibungslosen Betrieb, die Zuverlässigkeit und den Ruf des Unternehmens ist.

Der Verhaltenskodex soll sicherstellen, dass das Verhalten und die Arbeitsmethoden von AUTEFA Solutions auf Fairness, Gerechtigkeit, Integrität, Loyalität und Professionalität beruhen, sowohl im internen Umgang als auch im Umgang mit Dritten, und dass der Schwerpunkt auf der Einhaltung der Gesetze und Vorschriften der Länder liegt, in denen AUTEFA Solutions tätig ist, sowie auf der Einhaltung der Prozesse des Unternehmens.

Die Geschäftsleitung von AUTEFA Solutions hat diesen Verhaltenskodex verabschiedet, um die oben genannten Grundsätze der Ethik und Transparenz zu verankern und das Streben nach Wettbewerbsfähigkeit mit den Anforderungen eines fairen Wettbewerbs in Einklang zu bringen.

2. Allgemeine Grundsätze

2.1. Adressaten  

Die Betreffenden, für die die Regeln dieses Verhaltenskodex gelten, werden im Folgenden als "Adressaten" bezeichnet und wie folgt definiert:    

  • die Geschäftsführer und Geschäftsleitungsmitglieder der AUTEFA Solutions sowie alle leitenden Angestellten mit Vertretungs-, Verwaltungs- oder Führungsaufgaben (die "Unternehmensvertreter")
  • alle Mitarbeiter der AUTEFA Solutions, einschließlich befristeter Beschäftigter, der Teilzeitbeschäftigten und ähnlicher Arbeitnehmer (die "Mitarbeiter")
  • alle Personen, die in allen Ländern, in denen AUTEFA Solutions tätig ist, direkt oder indirekt, dauerhaft oder vorübergehend mit AUTEFA Solutions in Verbindung stehen oder in irgendeiner Weise an der Verfolgung der Ziele von AUTEFA Solutions mitwirken (die "Mitwirkenden")

2.2. Geltungsbereich

Es ist in erster Linie die Aufgabe der Unternehmensleitung, die im Verhaltenskodex enthaltenen Werte zu konkretisieren, indem sie nach innen und außen Verantwortung übernimmt und das Vertrauen, den Zusammenhalt und den Unternehmergeist von AUTEFA Solutions stärkt.

Bei der Festlegung der Unternehmensziele lassen sich die Geschäftsleitungsmitglieder von den im Verhaltenskodex enthaltenen Grundsätzen leiten.

Die Mitarbeiter von AUTEFA Solutions halten sich nicht nur an die geltenden Gesetze und Vorschriften, sondern richten ihre Handlungen und ihr Verhalten auch nach den Grundsätzen, Zielen und Verpflichtungen aus, die im Verhaltenskodex festgelegt sind.

Alle Vorgänge, Abläufe und Geschäftsverhandlungen sowie allgemein das Verhalten der Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Arbeit und/oder der erbrachten Dienstleistungen sind von einem Höchstmaß an Fairness in der Verwaltung, Vollständigkeit und Transparenz der Daten, formaler und inhaltlicher Gesetzmäßigkeit sowie Klarheit und Richtigkeit der Buchführung in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und internen Prozessen und unter Einhaltung der durch die einschlägigen Vorschriften und vertraglichen Verpflichtungen vorgeschriebenen Vertraulichkeit geprägt.

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit dem Verhaltenskodex vertraut zu sein und aktiv zu seiner Umsetzung beizutragen.

Damit der Verhaltenskodex in vollem Umfang eingehalten wird, muss jeder Mitarbeiter, wenn er von Situationen Kenntnis erlangt, die tatsächlich oder potenziell einen relevanten Verstoß gegen den Verhaltenskodex darstellen können, dies unverzüglich seinem direkten Vorgesetzten und dem für den Verhaltenskodex zuständigen Vorgesetzten (siehe Abschnitt 2.7) melden.

2.3. Die Verpflichtugen von AUTEFA Solutions

AUTEFA Solutions garantiert, auch durch die Benennung spezifischer Funktionen ("Referenzgremien"):

  • die Verbreitung des CoC unter den Mitarbeitern des Unternehmens
  • die Aktualisierung des CoC, um ihn an die Entwicklung des öffentlichen Bewusstseins, des Unternehmenskontextes und der Vorschriften, die für den CoC relevant sind, anzupassen
  • die Überprüfung von Berichten über Verstöße gegen den CoC
  • die Bewertung des Sachverhalts und die konsequente Umsetzung geeigneter Sanktionsmaßnahmen im Falle eines nachgewiesenen Verstoßes
  • dass niemand Repressalien jeglicher Art ausgesetzt werden darf, weil er Informationen über mögliche Verstöße gegen den CoC oder gegen die maßgeblichen Regelungen übermittelt hat

2.4. Verpflichtung für alle Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die im CoC enthaltenen Regeln und die einschlägigen Normen für die im Rahmen seiner Funktion ausgeübten Tätigkeiten zu kennen.Die Mitarbeiter der AUTEFA Solutions sind dazu verpflichtet:

  • ein diesen Regeln widersprechendes Verhalten zu vermeiden
  • ihre Vorgesetzten oder den Verantwortlichen für den CoC zu konsultieren, wenn sie Klärungsbedarf bezüglich der Anwendung des CoC haben
  • ihrem Vorgesetzten oder einer der zuständigen Stellen unverzüglich alle Informationen über mögliche Verstöße zu melden, die sie selbst oder von anderen erhalten haben, sowie jede Aufforderung, gegen diese Regeln zu verstoßen

2.5. Zusätzliche Verpflichtungen für die Bereichsleiter und Abteilungsleiter

Jeder "Bereichsleiter/Abteilungsleiter", d.h. jede Person, die die Leitung und/oder Kontrolle über einen Bereich oder eine Abteilung ausübt, ist verpflichtet:

  • sein Verhalten an den in diesem CoC festgelegten Grundsätzen auszurichten und die Einhaltung dieser Grundsätze von seinen Angestellten und Mitarbeitern zu verlangen, ihre Arbeit zu kontrollieren und die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße gegen den CoC zu verhindern
  • dafür zu sorgen, dass Angestellte und Mitarbeiter verstehen, dass die Einhaltung der Regeln des CoC sowie der Sicherheitsverfahren und -vorschriften ein wesentlicher Bestandteil der Qualität der Arbeitsleistung ist
  • interne und externe Mitarbeiter im Rahmen ihrer Kompetenz sorgfältig auszuwählen, um zu verhindern, dass Personen eingestellt werden, die nicht das volle Engagement für die Einhaltung der Bestimmungen des CoC und der Prozesse aufbringen

2.6. Gültigkeit des Verhaltenskodexes im Umgang mit Dritten

Alle Mitarbeiter müssen aufgrund ihrer Zuständigkeiten in ihren Beziehungen zu externen Dritten:

  • diese in angemessener Weise über die durch den CoC auferlegten Verpflichtungen und Vorgaben informieren
  • die Einhaltung der Verpflichtungen, die ihre Tätigkeit unmittelbar betreffen, verlangen
  • angemessene innerbetriebliche und - soweit in ihrer Zuständigkeit - außerbetriebliche Maßnahmen ergreifen, wenn Dritte ihrer Verpflichtung zur Einhaltung der Regeln des CoC nicht nachkommen

2.7. Zuständige Instanzen

Zuständige Instanz für die Einhaltung des CoC:

  • Die für die Überwachung des CoC zuständige Kontrollinstanz, die bis zur Ernennung des Kontrollorgans derzeit beim Chief Executive Officer (CEO) liegt, mit der Verpflichtung, Meldungen über mögliche Verstöße zu prüfen, die am besten geeigneten Maßnahmen zur Untersuchung und Überprüfung unter Nutzung der Organisationsstrukturen von AUTEFA Solutions voranzutreiben und anschließend die Ergebnisse der Überprüfungen für die zu ergreifenden Abhilfemaßnahmen zu bewerten und einem anderen Unternehmensorgan mitzuteilen, das für die Feststellung der Art und Schwere des Verstoßes zuständig ist; die Kontrollinstanz ist die maßgebliche Instanz für die Auslegung der relevanten Bestimmungen des CoC.
  • Die Überwachungsinstanz für den Kodex hat auch die Aufgabe:
  1. die Kenntnis der Bestimmungen des CoC innerhalb von AUTEFA Solutions über folgende Kanäle zu fördern: 
    • Übermittlung eines Exemplars des CoC in Papierform an alle Bereichs-/ und Abteilungsleiter
    • Darstellung des CoC innerhalb der Prozesslandschaft
    • Veröffentlichung des CoC im Internet, zugänglich für alle Interessengruppen
  2. bei Verstößen gegen den CoC geeignete disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen

2.8. Vertragliche Geltung des Verhaltenskodex (CoC)

Der CoC is ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrages.

Die Einhaltung der Bestimmungen des CoC ist als wesentlicher Bestandteil der Pflichten der Mitarbeiter von AUTEFA Solutions zu verstehen.

Der Arbeitnehmer hat auch die Anweisungen des Arbeitgebers und der ihm unterstellten Beschäftigten des Arbeitgebers zur Durchführung und Einhaltung der Vorschriften zu befolgen.

Ein Verstoß gegen die Regeln des CoC kann eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Grundpflichten oder ein Disziplinarvergehen darstellen, mit allen rechtlichen Konsequenzen, auch im Hinblick auf die Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses, und kann zu Klagen auf Schadensersatz für den durch den Verstoß entstandenen Schaden führen.

Für Mitarbeiter, die nicht in einem Arbeitsverhältnis stehen, ist die Einhaltung des CoC Voraussetzung für die Fortführung des Arbeitsverhältnisses mit AUTEFA Solutions.

2.9. Meldepflicht: Meldung von Verstößen

AUTEFA Solutions hat ein System für die Meldung von Verstößen gegen die Organisations-, Verwaltungs- und-Überwachungsmechanismen, einschließlich des vom Unternehmen festgelegten Ethikkodexes, eingerichtet (Whistleblowing), in dem Wissen, dass missbräuchliches Verhalten die materiellen und immateriellen Werte von AUTEFA Solutions gefährdet und deshalb alle Beteiligten mitwirken müssen, um dies zu verhindern.

Aus diesem Grund sind die in Absatz 2.1 genannten "Adressaten", die von Verstößen gegen die Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmechanismen, einschließlich des Ethikkodexes, Kenntnis erlangen, verpflichtet, den Ansprechpartner für die Meldung von Verstößen unverzüglich postalisch oder unter der folgenden E-Mail-Adresse zu informieren: Christian.Ott(at)autefa.com.

Die Meldungen müssen so konkret und hinreichend aussagekräftig sein, dass das gemeldete Fehlverhalten erkennbar wird.

Meldungen, die nicht auf eindeutigen und widerspruchsfreien Tatsachen beruhen, werden ignoriert und vernichtet, es sei denn, es werden ausreichend begründete Umstände dargestellt, die deutlich machen, dass AUTEFA Solutions konkreten Risiken ausgesetzt ist.

Die Identität des Hinweisgebers wird vertraulich behandelt.

Jegliche Art von Vergeltung, Diskriminierung oder Bestrafung von Personen, die in gutem Glauben Hinweise geben, ist verboten.

AUTEFA Solutions behält sich das Recht vor, Maßnahmen gegen Personen zu ergreifen, die wissentlich unwahre Meldungen tätigen.

3. Geschäftsgebaren

3.1. Allgemeine Unternehmenspolitik

Die Geschäftsbeziehungen der AUTEFA Solutions beruhen auf den Prinzipien der Loyalität, Fairness, Transparenz, Effizienz und Marktoffenheit.

Personen, die im Namen von AUTEFA Solutions oder im Auftrag von AUTEFA Solutions agieren, sind verpflichtet, sich im Geschäftsverkehr von AUTEFA Solutions und in den Beziehungen mit den öffentlichen Behörden ethisch, gesetzeskonform und mit einem Höchstmaß an Transparenz, Klarheit, Fairness und Effizienz zu verhalten.

Korrupte Praktiken, unzulässige Begünstigungen, geheime Absprachen und die direkte und/oder über Dritte erfolgende Erlangung von persönlichen und beruflichen Vorteilen für sich oder andere sind verboten.

Die Mitarbeiter sind außerdem verpflichtet, bei Geschäfts- und Vertriebsbeziehungen im Rahmen der Unternehmenspolitik von AUTEFA Solutions zu handeln, die, auch wenn sie auf die Verfolgung des Unternehmenszwecks abzielt, niemals zu Handlungen führen darf, die gegen das Gesetz, die geltenden Vorschriften oder die in bestimmten Aufgabenbereichen festgelegten Unternehmensprozesse verstoßen.

3.2. Interessenkonflikte

Die Mitarbeiter müssen Situationen und Handlungen vermeiden, die zu Interessenkonflikten, mit denen von AUTEFA Solutions führen könnten. Desweiteren müssen Mitarbeiter Situationen und Handlungen vermeiden die ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnten, unparteiische Entscheidungen zu treffen, damit die Interessen von AUTEFA Solutions gewahrt werden.

Dies gilt für die Beziehungen zu Lieferanten, Kunden und anderen Dritten sowie für die Abwicklung von Personalangelegenheiten, einschließlich Transaktionen mit vom Unternehmen eingesetzten Finanzinstrumenten.

Es gilt auch als Interessenkonflikt, vertrauliche Informationen, die man in Ausübung seiner Tätigkeit erlangt hat, Dritten zugänglich zu machen oder zum eigenen Vorteil zu nutzen.

Befindet sich ein Mitarbeiter in einem Interessenkonflikt mit AUTEFA Solutions, so hat er unverzüglich seinen Vorgesetzten oder eine der Kontrollinstanzen zu informieren und jegliche Tätigkeit im Zusammenhang mit der Situation, die den Konflikt verursacht hat, zu unterlassen.

Der Mitarbeiter ist verpflichtet, seinem Vorgesetzten und/oder einer der Kontrollinstanzen unverzüglich alle Informationen mitzuteilen, die auf eine mögliche Konfliktsituation bei AUTEFA Solutions hindeuten oder diese vermuten lassen.

Dies gilt ungeachtet der gesetzlichen Vorschriften über Interessenkonflikte von Geschäftsleitungsmitgliedern.

In diesem Zusammenhang ist jedes Gesellschaftsorgan verpflichtet, den anderen Gesellschaftsorganen sowie dem Prüfungsausschuss, falls ein solcher bestellt ist, jedes Interesse offen zu legen, dass es in seinem eigenen Namen oder im Namen Dritter an einer bestimmten Geschäftstätigkeit der Gesellschaft, über die es zu entscheiden hat, haben könnte.

Diese Offenlegung muss konkret und rechtzeitig erfolgen, d.h. sie muss die Art, die Bedingungen, den Ursprung und den Umfang des Interesses selbst darlegen: Es obliegt dann dem Gesellschaftsorgan, nach Anhörung der Stellungnahme des Prüfungsausschusses, falls ein solcher bestellt wurde, den Konflikt mit den Interessen des Unternehmens zu beurteilen.

3.3. Geschenke, Zuwendungen oder sonstige Vergünstigungen

Bei den Geschäftsbeziehungen zu Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten sind Geldangebote, Geschenke oder Zuwendungen jeglicher Art mit persönlichem Charakter, die darauf abzielen, unzulässige tatsächliche oder scheinbare Vorteile jeglicher Art zu erlangen (z. B. Versprechen von wirtschaftlichen Vorteilen, Gefälligkeiten, Empfehlungen, Versprechen von Stellenangeboten, usw.), nicht zulässig.

In diesem Zusammenhang sind Gefälligkeiten im Rahmen der Gepflogenheiten erlaubt, die nur einen geringen Wert haben und die Integrität und den Ruf von AUTEFA Solutions nicht beeinträchtigen.

Mitarbeiter, die Geschenke erhalten, die über die Grenzen der normalen Gefälligkeiten hinausgehen und nicht von geringem Wert sind, müssen ihren Vorgesetzten oder den Verantwortlichen für den CoC unverzüglich informieren und diese Geschenke und/oder Zuwendungen für wohltätige oder soziale Zwecke spenden.

3.4. Kundenbeziehungen

AUTEFA Solutions erzielt seinen Erfolg auf den Weltmärkten durch das Angebot qualitativ hochwertiger Produkte und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Bedingungen und unter Einhaltung der Wettbewerbsregeln.

Im Umgang mit den Kunden und unter Einhaltung der internen Prozesse müssen alle Beteiligten die größtmögliche Kundenzufriedenheit fördern, indem sie u.a. vollständige und korrekte Informationen über die angebotenen Produkte und Dienstleistungen bereitstellen, um den Kunden zu einer bewussten Kaufentscheidung zu befähigen.

3.5. Beziehungen zu Lieferanten und externen Beteiligten

Die Lieferantenauswahl und die Festlegung der Einkaufskonditionen für Waren und Dienstleistungen für AUTEFA Solutions richtet sich nach den Grundsätzen und Wettbewerbsbedingungen, der Neutralität, der Fairness, der Unparteilichkeit, der preislichen Ausgewogenheit, der Qualität der Waren und/oder Dienstleistungen, mit einer sorgfältigen Evaluierung der Serviceleistungen und der Angebotspalette im Allgemeinen.

Die Einkaufsprozesse müssen auf dem Streben nach dem größten wirtschaftlichen Vorteil für AUTEFA Solutions und auf Fairness und Unparteilichkeit gegenüber jedem Lieferanten, der die erforderlichen Anforderungen erfüllt, basieren.

Die Lieferanten müssen auch mit den Kunden von AUTEFA Solutions zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse in Bezug auf Qualität und Lieferzeiten erfüllt werden.

Der Abschluss eines Vertrages mit einem Lieferanten muss immer auf einer absolut unmissverständlichen Beziehung beruhen, wobei die Übernahme von Vertragsverpflichtungen, die zu einer Abhängigkeit von dem Lieferanten führen, nach Möglichkeit zu vermeiden ist.

Um die Wahrung der Persönlichkeitsrechte zu gewährleisten, wendet AUTEFA Solutions bei der Auswahl der Lieferanten Kriterien an, die den Arbeitnehmern die Wahrung ihrer Grundrechte, die Grundsätze der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung sowie den Schutz vor Kinderarbeit garantieren.

3.6. Prävention von Geldwäsche

Das Unternehmen und seine Mitarbeiter dürfen niemals Aktivitäten durchführen oder daran beteiligt sein, die mit Geldwäsche verbunden sind, d.h. mit der Annahme oder Verwendung von Einkünften aus kriminellen Aktivitäten in jeglicher Art und Form.

Das Unternehmen und seine Mitarbeiter müssen die verfügbaren Informationen, einschließlich der finanzwirtschaftlichen Informationen, über Geschäftspartner und Lieferanten im Voraus prüfen, um sich von deren Seriosität und der Rechtmäßigkeit ihrer Tätigkeit zu überzeugen, bevor sie mit diesen Geschäftsbeziehungen eingehen.

Das Unternehmen verpflichtet sich, die Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche in der jeweils zuständigen Gerichtsbarkeit uneingeschränkt zu befolgen.

4. Transparenz der Finanzbuchhaltung und der internen Kontrollprozesse

4.1. Buchhaltungsunterlagen

Die Transparenz der Buchhaltung beruht auf der Richtigkeit, Genauigkeit und Vollständigkeit der Basisdaten für die relevanten Buchhaltungsunterlagen.

Jeder Mitarbeiter muss verpflichtend mitwirken, um sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle korrekt und zeitnah in der Buchhaltung dargestellt werden.

Es ist verboten, sich so zu verhalten, dass die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Jahresabschlussinformationen gefährdet wird.

Für jeden Vorgang sind angemessene Belege für die durchgeführten Transaktionen aufzubewahren, um eine einfache Erfassung in der Buchhaltung, die Identifizierung der verschiedenen Verantwortlichkeitsbereiche sowie eine genaue Rekonstruktion des Vorgangs zu ermöglichen.

Jede Aufzeichnung muss genau das wiedergeben, was in den Belegen angegeben ist.

Mitarbeiter, die Kenntnis von Versäumnissen, Fälschungen, Änderungen oder Unzulänglichkeiten in den Informationen und Belegen erhalten, müssen dies ihrem Vorgesetzten oder einem der Kontrollorgane melden.

4.2. Interne Kontrollen

Es gehört zur Unternehmenspolitik von AUTEFA Solutions, im gesamten Unternehmen eine Sensibilisierung für die Notwendigkeit eines angemessenen internen Kontrollsystems zu gewährleisten.

Die Einstellung gegenüber Kontrollen muss positiv sein, da sie zur Verbesserung der Effizienz von Produktions- und Managementprozessen beitragen.

Unter internen Kontrollen verstehen wir alle notwendigen oder nützlichen Maßnahmen zur Lenkung, Verwaltung und Überprüfung der Unternehmenstätigkeiten mit dem Ziel, die Einhaltung der Gesetze und der Unternehmensprozesse zu gewährleisten, das Unternehmensvermögen zu schützen, die Abläufe effizient zu verwalten und genaue und vollständige Buchhaltungs- und Finanzdaten zu liefern.

Alle Beteiligten sind im Rahmen ihrer Funktionen für das ordnungsgemäße Funktionieren des Kontrollsystems verantwortlich.

Die Führungskräfte sind im Rahmen ihrer Zuständigkeiten verpflichtet, sich am Kontrollsystem des Unternehmens zu beteiligen und ihre Mitarbeiter in dieses einzubeziehen.

5. Personalpolitik

5.1. Humanressourcen

Alle Mitarbeiter bilden einen wesentlichen Bestandteil für das Wachstum des Unternehmens.

Das Engagement und die Professionalität unserer Mitarbeiter sind sowohl Werte als auch Bedingungen für das Erreichen der Unternehmensziele.

AUTEFA Solutions ist bestrebt, die Fähigkeiten und das Fachwissen jedes einzelnen Mitarbeiters zu fördern, damit die Arbeitskraft und die Produktivität jedes Einzelnen voll zum Tragen kommen und sein Potenzial ausgeschöpft werden kann.

AUTEFA Solutions bietet allen Mitarbeitern die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten und stellt sicher, dass jeder auf der Grundlage seiner Leistungen fair und ohne Diskriminierung behandelt wird.

Das einzustellende Personal wird danach beurteilt, ob die Profile der Bewerber den Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens entsprechen, unter Wahrung der Chancengleichheit für alle Beteiligten.

Die angeforderten Daten beziehen sich ausschließlich auf die Überprüfung der im fachlichen und persönlichen Anforderungsprofil festgelegten Anforderungen, wobei die Persönlichkeitsrechte und die Privatsphäre des Bewerbers respektiert werden.

Das Personal wird auf der Grundlage regulärer Arbeitsverträge eingestellt; jegliche Form von illegalem Arbeitsverhältnis wird nicht geduldet.

Die Entscheidungen in der Personalverwaltung und -entwicklung sowie in der Auswahlphase beruhen auf der Übereinstimmung zwischen den Anforderungen und den Qualifikationen der Mitarbeiter und/oder auf dem Leistungsniveau.

Die Vergabe von Positionen und Anstellungen wird zudem unter Berücksichtigung von Fähigkeiten und Fertigkeiten entschieden.

AUTEFA Solutions erwartet von seinen Mitarbeitern auf allen Ebenen, dass sie an der Sicherstellung eines Klimas des gegenseitigen Respekts in Bezug auf die Menschenwürde, die Ehre und den Ruf jedes Einzelnen mitwirken und Maßnahmen ergreifen, um beleidigendes oder verleumderisches Verhalten im zwischenmenschlichen Bereich zu verhindern.

5.2. Soziale Verantwortung

AUTEFA Solutions verpflichtet sich, soziale und umweltrelevante Themen in seine Entscheidungsprozesse und sein Managementsystem einzubeziehen und seine Auswirkungen auf die Umwelt und das lokale Umfeld auf verantwortungsvolle und transparente Weise in Übereinstimmung mit der nationalen und internationalen Gesetzgebung zu kontrollieren.

Auf der Grundlage der obigen Ausführungen, AUTEFA Solutions:

  1. verpflichtet sich, den Schutz der Menschenrechte zu gewährleisten und zu wahren
  2. verzichtet auf den Einsatz oder die Förderung von Kinder- oder Zwangsarbeit, was im Falle des Verstoßes an die zuständigen Behörden gemeldet wird
  3. fördert die Beschäftigung von körperlich und sozial benachteiligten Personen und begünstigt Eingliederungsprozesse auch für Menschen mit Behinderungen
  4. fördert die Chancengleichheit von männlichen und weiblichen Beschäftigten, indem sie die Entwicklung eines sozialen und verantwortungsvollen Arbeitsumfelds anregt und sicherstellt, dass die Beschäftigten regelmäßig angesprochen, angehört und aktiv einbezogen werden, um das Wohlbefinden im Unternehmen zu fördern
  5. unterstützt die Interessen seiner Angestellten und aller seiner Mitarbeiter sowie das gesetzlich verankerte Recht auf Kollektivverträge
  6. fördert die Ökologie und den Umweltschutz, indem sie das Ziel einer nachhaltigen wirtschaftlichen Entwicklung verfolgt, die ihr zur Verfügung stehenden Ressourcen nutzt und Verschwendung vermeidet.

5.3. Mobbing am Arbeitsplatz

AUTEFA Solutions fordert, dass in internen oder externen Geschäftsbeziehungen kein Mobbing stattfindet, d. h:

  1. die Schaffung eines einschüchternden, feindseligen oder isolierenden Arbeitsumfelds gegenüber Einzelpersonen oder Gruppen von Arbeitnehmern
  2. die ungerechtfertigte Einflussnahme auf die Erbringung von Arbeitsleistungen anderer
  3. die Vereitelung der individuellen Karrierechancen anderer aus rein persönlichen Motiven des Konkurrenzdenkens

AUTEFA Solutions akzeptiert keine sexuelle Belästigung, wie z. B.:

  1. die Verknüpfung von Entscheidungen, die für das Arbeitsprozess der betroffenen Person von Bedeutung sind, mit der Annahme von sexuellen Gefälligkeiten
  2. Angebote privater persönlicher Kontakte, die trotz eines ausdrücklichen oder begründeten Nichteinverständnisses erfolgen und die in Anbetracht der Umstände dazu führen können, dass die Persönlichkeitsrechte des Betreffenden verletzt werden und sich auf dessen berufliche Tätigkeit auswirken

AUTEFA Solutions betrachtet auch jede Art von Schikane oder jedes unerwünschte Verhalten, z.B. bezüglich der ethnischen Zugehörigkeit oder anderen persönlichen Merkmalen als völlig inakzeptabel, wenn es dazu führt, dass die Würde der Person, gegen die sich die Belästigung oder das Verhalten richtet, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Arbeitsplatzes verletzt wird.

5.4. Alkohol- und Drogenkonsum 

AUTEFA Solutions verlangt von jedem Mitarbeiter, dass er persönlich dazu beiträgt, ein Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, das die persönlichen Bedürfnisse der anderen respektiert.

Disziplinarmaßnahmen werden daher im Rahmen des Arbeitsrechts ergriffen; wenn:

  1. unter dem Einfluss von Alkohol, Drogen oder Substanzen mit ähnlicher Wirkung gearbeitet wird
  2. während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit aus irgendeinem Grund Drogen konsumiert oder über sie verfügt wird

5.5. Rauchen 

Das Rauchen ist an allen Arbeitsplätzen verboten, um Gefahren für Personen, Anlagen und Materialien zu vermeiden, außer in Räumen und/oder Umgebungen, die vom Arbeitgeber speziell dafür vorgesehen sind.

Die Nichteinhaltung dieses Verbots wird mit disziplinarischen Maßnahmen gemäß den gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen geahndet.

6. Gesundheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz

AUTEFA Solutions verpflichtet sich, eine entsprechende Unternehmenskultur der Sicherheit zu gewährleisten, das Risikobewusstsein zu schärfen, verantwortungsbewusstes Verhalten aller Mitarbeiter zu fördern und sich für den Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter einzusetzen, insbesondere durch Präventivmaßnahmen.

Die Geschäftstätigkeiten von AUTEFA Solutions müssen unter voller Einhaltung der geltenden Gesetzgebung zur Unfallverhütung und zum Arbeitsschutz durchgeführt werden.

Die Unternehmenstätigkeit der AUTEFA Solutions muss unter voller Einhaltung der geltenden Präventions- und Schutzgesetze erfolgen und ihr Unternehmensmanagement muss auf den neuesten Anforderungen des Umweltschutzes und der Energieeffizienz basieren, um die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

AUTEFA Solutions legt größten Wert auf die Wahrung der Interessen der Gemeinschaft und betrachtet die Umwelt und die Natur als verfassungsmäßig garantierte Werte und das Erbe aller.

AUTEFA Solutions verpflichtet sich zu einem verantwortungsvollen Umgang mit der Umwelt, indem sie die geltenden Umweltschutzbestimmungen sowie die von den zuständigen Behörden erteilten Genehmigungen und Vorschriften genauestens einhält und umweltschädigendes Verhalten vermeidet.

7. Geheimhaltung

7.1. Datenschutz und Geheimhaltung von persönlichen Daten und Informationen

AUTEFA Solutions garantiert die Vertraulichkeit der in ihrem Besitz befindlichen Informationen, die Einhaltung der geltenden Gesetzgebung zur Verwaltung personenbezogener Daten und versucht nicht, vertrauliche Daten mit rechtswidrigen Methoden zu erhalten.

7.2. Schutz der Privatspähre

Alle Informationen, die AUTEFA Solutions zur Verfügung stehen, werden unter Wahrung der Vertraulichkeit und der Privatsphäre der betroffenen Personen vertraulich behandelt.

Mitarbeiter, die im Besitz von Informationen sind, die für das Unternehmen von Interesse sind oder sich auf einen Dritten beziehen, sind in keiner Weise befugt, diese Informationen über die betrieblichen Zwecke hinaus zu verbreiten, für die sie von der Geschäftsleitung ermächtigt wurden.

8. Externe Geschäftsbeziehungen

8.1. Umgang mit öffentlichen Stellen

Dieser CoC definiert öffentliche Stellen als: Agenturen, Vertreter, Mitglieder, Angestellte, Berater, Personen, die mit öffentlichen Aufgaben oder Dienstleistungen betraut sind, sowie öffentliche Einrichtungen, öffentliche Verwaltungen, öffentliche Behörden auf internationaler, nationaler und lokaler Ebene.

Die Führung von Verhandlungen, das Eingehen von Verpflichtungen und die Durchführung von Transaktionen jeglicher Art mit öffentlichen Funktionsträgern sind ausschließlich den zu diesem Zweck ernannten und/oder bevollmächtigten Unternehmensorganen unter Einhaltung der folgenden Verhaltensregeln gestattet:

  1. Geschenke, Gefälligkeiten und Bewirtungen von Regierungsvertretern, Beamten und Angestellten des öffentlichen Dienstes sind zulässig, wenn sie von bescheidenem Wert sind und in jedem Fall die Integrität und den Ruf einer der Parteien nicht beeinträchtigen und von einem unparteiischen Beobachter nicht so ausgelegt werden können, dass sie auf die Erlangung unzulässiger Vorteile abzielen. In jedem Fall muss diese Art von Ausgaben von den im Prozess genannten Verantwortlichen genehmigt und angemessen dokumentiert werden.
  2. Kein Angestellter/Mitarbeiter von AUTEFA Solutions darf öffentlichen Amtsträgern auf persönlicher Basis Geldbeträge, materielle Güter oder Vorteile jeglicher Art versprechen oder zahlen mit dem Ziel, die Interessen des Unternehmens zu fördern oder zu begünstigen, auch dann nicht, wenn dies auf rechtswidrigen Druck hin geschieht.
  3. Kein Mitarbeiter von AUTEFA Solutions darf sich den vorgenannten Bestimmungen dadurch entziehen, dass er auf andere Arten von Begünstigungen oder Zuwendungen zurückgreift, die, wenn auch als Sponsoring, Auftragsvergabe, Beratung, Werbung usw. getarnt, die vorgenannten verbotenen Absichten verfolgen.
  4. Jeder Angestellte/Mitarbeiter, der eine derartige Aufforderung erhält, muss unverzüglich seinen Vorgesetzten oder einen zuständigen Ansprechpartner von AUTEFA Solutions informieren.

8.2. Beziehungen zu Aufsichtsbehörden

AUTEFA Solutions verpflichtet sich, die Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden (Rechnungshof, Wirtschaftsprüfer) auf ein Höchstmaß an Kooperation zu gründen, unter voller Berücksichtigung ihrer institutionellen Rolle, und ihre Weisungen zeitnah umzusetzen.

Alle Mitarbeiter von AUTEFA Solutions müssen in Bezug auf ihre Aufgaben:

  1. im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften handeln
  2. die internen Prozesse zur Regelung der Beziehungen zu den Kontrollbehörden einhalten
  3. genaue, vollständige und wahrheitsgemäße Informationen liefern, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können
  4. ihren Vorgesetzten oder dem Geschäftsführer jedes Verhalten melden, das gegen diesen CoC zu verstoßen scheint

8.3. Beziehungen zu politischen Parteien, Gewerkschaften und Verbänden

AUTEFA Solutions leistet weder direkte noch indirekte Zuwendungen an politische Parteien in irgendeinem Land noch an deren Vertreter oder Kandidaten.

Alle Mitarbeiter müssen sich darüber im Klaren sein, dass jegliche Beteiligung an politischen Aktivitäten auf persönlicher Basis, in ihrer Freizeit, auf ihre eigenen Kosten und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erfolgt.

Darüber hinaus leistet AUTEFA Solutions keine Beiträge an Organisationen, bei denen ein Interessenkonflikt bestehen könnte (z.B. Gewerkschaften, Verbraucher- oder Umweltschutzverbände).

8.4. Umgang mit den Medien

Die Kommunikation von AUTEFA Solutions mit den Medien wird von den zuständigen Abteilungen des Unternehmens geführt und muss in Übereinstimmung mit der festgelegten Kommunikationsrichtlinie und den entsprechenden Kommunikationsinstrumenten erfolgen.

9. Nutzung von EDV- und Telematik-Tools - Schutz des Betriebsvermögens

Die Adressaten dieses CoC sind verpflichtet, die ihnen zur Verfügung gestellten EDV- und Telematik-Tools ausschließlich für Unternehmenszwecke während der täglichen Arbeitszeit und unter Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen und -verfahren zu nutzen, die zum Schutz des EDV-Systems und der Informationsressourcen des Unternehmens und Dritter (öffentliche Verwaltung; Kunden; Lieferanten; Konkurrenten) eingerichtet wurden.

9.1. IT-Systeme des Unternehmens

Alle IT-Ausrüstungen sowie fest installierte oder tragbare PCs, ihre Software und Anwendungen, die den Mitarbeitern des Unternehmens anvertraut werden, sind Arbeitsmittel und müssen/dürfen daher:

  1. ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  2. nur für berufliche und nicht für private Zwecke während der täglichen Arbeitszeit genutzt werden
  3. nicht für gesetzeswidrige Zwecke verwendet werden

9.2. Nutzung der IT-Systme

Handlungen oder Verhaltensweisen im Sinne der obigen Ausführungen sind zu unterlassen:

  1. Die Verwendung von Software, die nicht von AUTEFA Solutions gemäß dem Urheberrechtsgesetz autorisiert ist, ist nicht gestattet.
  2. Es ist nicht gestattet, die an der EDV-Anlage eingestellten Konfigurationen zu verändern, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Genehmigung der AUTEFA Solutions vor.
  3. Es ist nicht gestattet, zusätzliche, nicht von AUTEFA Solutions autorisierte Peripheriegeräte an der Computeranlage zu installieren und/oder anzuschließen.
  4. Das Anhören von Audio- oder Musikdateien ist nicht gestattet, ebenso wie das Ansehen von Videos und Filmen, außer für rein geschäftliche Zwecke.
  5. Es ist nicht gestattet, mobile Computergeräte (tragbare Personal Computer, Videoprojektoren, usw.) unbeaufsichtigt und/oder für andere zugänglich zu lassen.

9.3. Nutzung des Internets

  1. Das Surfen auf Websites, die nicht mit der Ausübung der Tätigkeit zusammenhängen, ist nicht gestattet.
  2. Das Herunterladen, Speichern und Versenden von Dokumenten mit beleidigendem und/oder diskriminierendem Charakter basierend auf Geschlecht, Sprache, Religion, Herkunft, ethnischer Zugehörigkeit, Meinung und gewerkschaftlicher und/oder politischer Zugehörigkeit ist nicht gestattet.
  3. Das Herunterladen von Software jeglicher Art ist untersagt, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Genehmigung der Unternehmensleitung vor.
  4. Jegliche Form der Registrierung auf Websites, deren Inhalt nicht mit der Arbeit zusammenhängt, ist verboten.
  5. Die Nutzung und Konsultation von Diensten wie Foren, Chatrooms, Newsgroups, elektronischen Pinnwänden oder Ähnlichem sowie Gastregistrierungen zu nicht beruflichen Zwecken sind nicht gestattet.

10. Verabschiedung, Gültigkeit und Änderungen des Verhaltenskodex

Dieser Verhaltenskodex wurde durch Geschäftsleitungsbeschluss der AUTEFA Solutions mit unmittelbarer Wirkung ab dem genannten Datum verabschiedet.

Jede Aktualisierung, Änderung oder Überarbeitung dieses Verhaltenskodexes muss von der Geschäftsleitung der AUTEFA Solutions genehmigt werden.

Die Geschäftleitung